5 советов организатору (спикеру), чтобы выбор площадки не стал игрой в рулетку

Итак, свершилось. Вы решили предстать перед своей аудиторией оффлайн. После осмысления, что и как вы желаете донести вашей аудитории при личной встрече, встает главный вопрос: “ГДЕ встречаемся?”

Какие варианты в первую очередь рисует воображение? Офис?! – скучно. Конференцзал? – весьма уныло. Пространство для мероприятий (арт-пространство) – еще один вариант, который вам подкинет поисковик любимого браузера. Такие площадки работают давно, но до сих пор некоторые игнорируют поисковые интернет-ссылки, поддавшись субъективным стереотипам: это мне не по карману, это что-то для художников и артистов и т.п.

На самом деле все обстоит немного не так. Многие арт-пространства позиционируют себя как многофункциональные. Такой формат позволяет сдавать в аренду залы для проведения вообще любых мероприятий – образовательных, деловых, праздничных, культурных, творческих и т.п. Проводить такие мероприятия на достаточно высоком уровне позволяет продуманный до каждой детали интерьер, профессиональное и современное оборудование, компетентный персонал. При этом стоимость можно считать адекватной, если подобрать оптимальный вариант с точки зрения вместимости площадки, ее технического оснащения, местоположения и т.п.

Как выбрать площадку, если до сих пор у вас не было опыта организации оффлайн-встреч? Будь то семинар, тренинг, мастер-класс, презентация, тимбилдинг, лекция, нетворкинг и т.п.

С чего начать. В первую очередь рекомендую определиться с количеством участников, которых вы планируете пригласить. Ведь один из первоочередных критериев выбора площадки для мероприятия – ее вместимость. При этом важно учитывать, что чаще на встречи с бесплатным входом может прийти участников даже более, чем вы ожидаете. Напротив, платный вход иногда влечет риски снижения количества участников в разы (но как понимаете, все очень индивидуально). В последнем случае целесообразно предварительно опросить свою аудиторию и по возможности получить от них убедительное согласие присутствовать на вашем мероприятии. Как? На данный вопрос легко ответить, когда вы хорошо знаете свою аудиторию. Кто-то заранее интригует участников, кто-то придумывает подарки и прочие “плюшки-заманушки”, иные афишируют “сочную” программу встречи, от которой сложно отказаться.

Техзадание. Вот вам и первая подсказка для поиска зала – ищите пространство, в котором несколько часов будет приятно находиться как вам, так и вашим участникам. Составьте небольшое техзадание и отправьте его в несколько арт-пространств, фото которых вам понравились. Предварительно не поленитесь ознакомиться с отзывами (наиболее объективные отзывы можно найти в популярных поисковых интернет-сервисах). В техзадании укажите формат вашего мероприятия, примерное количество участников, дату и часы бронирования зала, ваши особые пожелания (к примеру, наличие головного микрофона, проектора и презентера, кофе-машины и т.п.). Тщательно рассчитайте продолжительность мероприятия, в котором предусмотрите время на подготовку зала, включая монтаж, подключение и тестирование электрооборудования, кофе-брейки, демонтаж оборудования и т.п.

Как правило, ответы от арт-пространств не приходится ждать долго. Вам как минимум сообщат, есть ли свободные на ваше время залы и сориентируют по стоимости.

Осмотр площадки. Конечно, в идеале, лично посетить площадку, чтобы оценить удобство подъездных путей, входные зоны, состояние мебели, оборудования и т.п. Опытные организаторы (спикеры) при осмотре нашей площадки сразу же снимают короткое видео, где знакомят свою аудиторию с местом анонсируемой встречи. Если возможности личного осмотра нет, информацию можно получить удаленно.

Какие вопросы задать. Сегодня нередко к нам обращаются организаторы, спикеры, коучи, которые очень педантично подходят к выбору площадки для своих выступлений. В заботе о приглашенных участниках они задают нам десятки вопросов: какая температура воздуха в вашем помещении, не будет ли шума в соседнем помещении, сколько розеток, какая высота потолка, нужно ли переобуваться, есть ли переходник на MacBook, готовит ли капучино ваша кофе-машина, в какое время суток солнце светит в окно, сколько на этаже туалетных комнат, сколько парковочных мест и т.д. Заранее подготовьте и вы свой список вопросов.

Если на мероприятии вы планируете использовать оборудование для презентаций, уточните, что именно вам предоставит арт-пространство (проектор, презентер, ТВ, микрофон, флип-чарт, ноутбук, звуковые колонки, кабели для подключения и т.п.). Не стесняйтесь спросить, какое оборудование включено в стоимость аренды зала, а какое предоставят в пользование за дополнительную плату. Это позволит избежать непредвиденных затрат. К примеру, в нашем арт-пространстве мы решили исключить ноутбук из общей стоимости аренды залов, так как большинство клиентов предпочитают использовать свою технику. Тем не менее, при необходимости наши клиенты всегда могут воспользоваться нашим ноутбуком за небольшую доплату. И поверьте, не раз он очень выручал наших гостей. Не забудьте согласовать у менеджера разрешение на случай, если планируете приносить собственное эксклюзивное оборудование. Как правило, большинство арт-пространств дает такое согласие. Но в таком случае вы должны позаботиться о самостоятельном монтаже/демонтаже и технике безопасности. К примеру, в наше пространство клиенты приносили гриль для жарки мяса, льдогенератор, фортепиано, тату машинки, диско-шары.

Один из распространенных вопросов у новичков: “За сколько дней до мероприятия можно забронировать зал?”. Мы отвечаем стандартно: “Чем раньше, тем лучше”. В целом из опыта могу порекомендовать учитывать следующее. Так как в будние дни спрос на аренду залов ниже, можно уловить шанс и арендовать хорошую площадку даже “сегодня на завтра”. В дни повышенного спроса (как правило, пятница-воскресенье) лучшее время опытные клиенты бронируют за полтора-два месяца.

Неважных деталей нет. Итак, выбор сделан. Вы решаете бронировать площадку. В большинстве случаев, менеджер арт-пространства попросит вас внести задаток, который, как правило, не возвращается, если вы решите отменить бронирование в одностороннем порядке. Размер задатка согласовывается индивидуально, но обычно составляет не менее 20-30% от общей стоимости аренды зала.

Отмечу, что организаторы, проявляющие заботу о своих приглашенных участниках, обязательно попросят у менеджера пространства информацию о местоположении площадки. В ответ, мы, как правило, сбрасываем информацию как нас найти – адрес, видео, карты со стрелочками, точки геолокации для навигаторов.

После бронирования зала, вероятно, останется решить последний организационный вопрос – перерыв на кофе-брейк. Не стоит лишать приглашенных возможности сделать паузу, размяться, посетить туалетные комнаты. Часто наблюдаю, как участники используют кофе-брейк для знакомства, обмениваются впечатлениями, контактами и т.п. Сегодня практически все пространства имеют минимальный набор оборудования, чтобы помочь вам организовать кофе-брейк (кулер с питьевой водой, термопот, кофе-машина). Если позволяет бюджет, можно пригласить кейтеринг. Гости несомненно оценят вашу щедрость и внимание.